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Cómo crear una encuesta de satisfacción del alumnado con Lime Survey

La autoevaluación del profesorado es un elemento clave  para conseguir programar procesos de enseñanza aprendizaje efectivos. El profesor ha de constatar qué decisiones han favorecido el aprendizaje y cuáles han de ser replantadas en otros términos, por ello, es imprescindible incorporar en las programaciones didácticas aspectos para la mejora continua a partir de la selección de una serie de indicadores y el diseño de instrumentos de evaluación para esos indicadores. De ese modo, se puede obtener una información muy valiosa de la propia implantación de la programación para su continuo perfeccionamiento.

Uno de esos indicadores podria ser la satisfacción del alumnado y el instrumento de evaluación, sería un cuestionario que, bien diseñado, midiese de forma anónima la valoración que dan los discentes al docente.

Podríamos discutir si los alumnos tienen el criterio suficiente para valorar el trabajo docente o si, como puede ocurrir en determinados niveles, tienen la madurez para tomarse una encuesta como esa en serio. O si los docentes podemos redactar una encuesta de forma imparcial y en la que hayan preguntas que midan todo lo que sea necesario medir. Pero en este texto no voy a entrar a eso. En realidad voy a partir de un supuesto mucho más ambicioso: imaginemos que es el centro educativo el que se quiere autoevaluar usando este sistema y decide que todo su alumnado responda un breve cuestionario sobre cada uno de sus profesores. Aunque esta práctica está muy extendida en centros de estudios universitarios, es bastante rara (al menos que yo sepa) en los institutos de secundaria y FP.

He de reconocer que estado haciendo algunas «pruebas de concepto» alrededor de ese supuesto, con el objetivo de estudiar las posibilidades y la viabilidad de implantar un sistema de encuestas de satisfacción del alumnado en un centro educativo. En esta entrada pretendo compartir la solución a la que he llegado y  comentar algunas  de las dificultades encontradas en el proceso. En el texto me voy a centrar en los aspectos relacionados con la creación de una infrastructura para pasar la encuesta. Discutir cómo diseñar las preguntas, la encuesta o los dilemas que se puedan originar de la respuesta del alumnado o del análisis de los resultados quedan fuera de los objetivos de esta reflexión.

Caso práctico

Para contextualizar la situación, partiré de un caso práctico genérico. Lo que se pretende es que todos los alumnos de un centro evalúen a todos sus profesores. Supongamos que se deciden una serie de preguntas que midan diversos aspectos de la satisfacción del alumnado  y se redactan de forma bilingüe. En ese punto, un grupo de personas integrantes de la comunidad educativa se ofrecen voluntarias para pasar las encuestas a los alumnos y vaciar, posteriormente, los resultados a una hoja de cálculo o similar para su procesamiento.

El objetivo es que cada grupo de alumnos responda la encuesta para cada docente que les da clase. De ese modo, cada docente recibe un feedback separado de cada grupo en el que imparte docencia.

La idea inicial sería fotocopiar la encuesta, entrar al aula del grupo en la sesión de tutoria y que los alumnos respondan las mismas preguntas para todos los profesores. Pongamos, una hoja por cada profesor-asignatura. Las encuestas se recogen una vez rellenadas y se reparten entre los voluntarios para tabular los resultados en una hoja de cálculo.

Todo parece que está claro, pero cuando este voluntarioso grupo se pone a hacer números de las encuestas que van a tener que pasar las cosas empiezan a no cuadrar.

Los números

Imaginemos que el centro de este hipotético caso práctico tiene las siguientes unidades:

  • 2 unidades de 1º de la ESO a 4º de la ESO. Total 8 grupos de ESO.
  • Dos especialidades de bachillerato (1º y 2º): Total 4 grupos de Bachillerato
  • Un CFGM y un CFGS. Total 4 grupos de CF.
  • Y una FP básica: 2 grupos de FP Básica.

Hasta ahora tenemos 18 grupos. ¿Pero cuántos profesores hay en cada grupo?

  • Pongamos que en ESO y Bachillerato hay una media de 15 asignaturas (contando la oferta de optativas, que también se han de evaluar). Eso hacen (8 + 4)*15 =  180 pares profesor/asignatura
  • En CFGM, CFGS y FPB pongamos 6 asignaturas. Eso hacen (2 + 2 + 2)*6 = 36 pares profesor/asignatura

Así salen 216 encuestas diferentes a hacer entre todos los alumnos. ¿Pero cuantos alumnos hay en cada grupo? Pongamos que hay unos 30 alumnos de promedio en cada grupo (18 en la FP Básica). Eso nos da un total de 6156 encuestas respondidas. Si cada encuesta son 15 preguntas, sale a pasar a la excel un total de 92340 respuestas. ¡Eso es mucho trabajo!

¿Inviable?

Llegados a este punto, la iniciativa se muestra poco menos que inviable.  Sobre todo si se quieren tener los datos antes de que acabe el curso. Quizá sea el momento de plantear una solución alternativa. Una solución que implique el tratamiento automatizado de la información para eliminar el cuello de botella que supone el vaciado de la encuesta. Y para eso hace falta una solución informática.

Suerte que tenemos la informática

Efectivamente, el problema del aluvión de encuestas se simplifica si se informatiza la encuesta, de manera que sea un programa el que muestre la encuesta de forma digital al alumno y guarde automáticamente la respuesta en una base de datos para, posteriormente procesar la información.

Tan solo basta reservar un aula con ordenadores e ir acompañando a los diferentes grupos a dicho aula para que respondan la encuesta (recordemos, sólo 18). De ese modo, los resultados de cada par profesor/asignatura se obtienen al instante. Y sin gastar papel. No está mal, ¿no?

La solución

Pero para llegar ahí, es necesaria una herramienta que nos permita preparar y desplegar las encuestas en el aula con algún formato digital.

Una primera opción sería Google Forms: Se puede diseñar una plantilla genérica de encuesta y luego repetirla para cada par profesor-asignatura de cada grupo, creando una encuesta diferente personalizada para cada grupo de alumnos.

La plantilla podría contener en cada página la encuesta de una asignatura diferente, de manera que los alumnos van respondiendo uno detrás de otro, página a página, las mismas preguntas para todos los docentes.

Bastaría con duplicar la plantilla y editarla modificando el título de cada página  con la de los docentes del grupo, eliminando o añadiendo alguna, si es necesario. Y así, con los 18 grupos.

Google Forms es un herramienta muy intuitiva y que tiene una gran versatilidad a la hora de definir y organizar las preguntas. No obstante, cuando la encuesta crece más allá de determinado punto, el estilo WYSIWYG puede ser algo tedioso de modificar. Y estamos hablando de encuestas de unas 15 páginas.

Otra limitación es que no permite definir formularios en varios idiomas, por lo que si se quiere definir una encuesta bilingüe, hay que hacerlo poniendo ambos textos separados por una barra o similar en los enunciados de las preguntas y respuestas, sobrecargando la página de texto.

Además, si se da el caso de que algún grupo no pudiese tener acceso al aula de informática, la herramienta tampoco proporciona ningún mecanismo para automatizar el procesado de encuestas en papel. Dicho de otra manera: si se hace alguna encuesta en papel, sería necesario pasar las respuestas, pregunta a pregunta, a mano por voluntarios.

Ante esta situación, estuve haciendo una búsqueda por Internet de posibles alternativas que, como Google Forms, fuesen gratuitas, pero que ofreciesen una solución para los supuestos planteados. Y así es como dí con Lime Survey.

Lime Survey

Lime Survey es un sistema de encuestas libre y de código abierto para la gestión integral de encuestas. La aplicación se puede descargar de forma gratuita para ponerlo en funcionamiento en un servidor gestionado por nosotros. En la web oficial de Lime Survey también se ofrecen planes de pago para utilizar la herramienta en servidores de terceros.

Se trata de una herramienta extremadamente versátil, donde se puede crear todo tipo de encuestas, con la posibilidad de definir preguntas en varios idiomas y crear usuarios para limitar el acceso a las encuestas. Además permite exportar los resultados en múltiples formatos. Y por si fueses poco, incorpora la posibilidad de generar encuestas en papel con un formato que permite se procesado automáticamente tan solo escaneando los resultados a PDF.

Instalando Lime Survey

Instalar Lime Survey en un servidor de gestionado por nosotros no es diferente a instalar cualquier otra aplicación, basta con subir los archivos al servidor y acceder a la página principal, donde se nos guiará por el asistente de instalación. Bueno, es posible que para este paso sí que sea necesario tener un poco de conocimiento sobre la administración de un servidor web. En el manual de Lime Survey se detalla el proceso.

Una vez instalado, podemos acceder con las credenciales que hemos creado durante el proceso de instalación.

Página principal de Lime Survey. El estilo es un poco «old style», pero se puede personalizar.

Cuando iniciamos sesión, entramos al panel de control. Desde aquí podemos acceder a algunas funciones generales de la herramienta:

Panel de administración

Donde:

  1. Desde aquí se pueden añadir usuarios a la aplicación. Los usuarios pueden crear sus propias encuestas o ver los resultados de encuestas específicas.
  2. Desde aquí se pueden configurar las características generales de la aplicación.
  3. Listado de las encuestas disponibles para el usuario que ha iniciado la sesión.
  4. Botón de añadir encuesta.

Creando una encuesta

Pues bien, vamos a crear una encuesta de prueba para ver como funciona la herramienta: Pulsamos al botón de añadir.

Creando una encuesta

Como se puede apreciar, además de información como título, descripción, mensaje de bienvenida, etc. se nos pregunta el idioma base de la encuesta. Por defecto, la encuesta estará en ese idioma, pero podemos añadir otros y eso hará que cada vez que introduzcamos un texto (por ejemplo, el enunciado de una pregunta), hayan varias cajas de texto, una para cada idioma definido. Eso permitirá al destinatario de la encuesta cambiar el idioma de las preguntas completamente en cualquier momento.

Si creamos la encuesta, nos saldrá la siguiente pantalla.

Detalle de encuesta

Donde:

  1. Es el control que nos permite activar o desactivar la encuesta. El cuadro rojo indica que la encuesta está desactivada, por lo que si accede a la URL de la misma (Survey URL) aparecerá un mensaje de error. Aprentando a ese botón se puede cambiar el estado a activa.
  2. El icono del engranaje nos permite probar la encuesta, para ver como queda.
  3. Desde aquí podemos modificar las opciones específicas de la encuesta.
  4. Este botón nos da acceso a la visualización de los resultados de la encuesta.
  5. Las encuestas en Lime Survey se clasifican en «Grupos de preguntas», que vienen a ser las páginas en las que se divide la encuesta. Desde aquí podemos ver el listado de páginas definidas.
  6. Añadir una página.

Como os podéis imaginar, el siguiente paso será crear una página para poner preguntas en ella. Una vez le damos un título a la página (en uno o varios idiomas) nos encontramos con un nuevo nivel:

Página de encuesta

Donde:

  1. Podemos probar de forma individual la página.
  2. Configurar las opciones de la página.
  3. El listado de preguntas que tenemos en esta página.
  4. Añadir una pregunta.

Podemos añadir tantas preguntas como queramos en la página de entre la gran variedad de tipos de preguntas que existen en Lime Survey.  No entraré a detallar como funciona cada tipo de pregunta,  para eso os remito al manual de la herramienta.

En nuestro caso, he creado una única pregunta de matriz de preguntas, donde las filas son los diferentes ítems que ha de valorar el alumno y las columnas las diferentes opciones de respuesta.

Opciones de respuesta en una pregunta de tipo matriz.

Como se puede apreciar, la navegación a través de la encuesta y las  preguntas es un poco peculiar: se van añadiendo niveles de detalle que podemos editar independientemente, con el siguiente orden:

Aplicación > Encuesta > Página de encuesta > Pregunta

Si quieres probar Lime Survey en un servidor de prueba para familiarizarte con su interfaz y funcionalidad, puedes acceder a la Live Demo que ofrecen desde su web.

Resultados de la encuesta

Una vez hayamos activado la encuesta, basta con compartir el enlace con los alumnos para que la rellenen. Y entonces, podremos consultar los resultados de la encuesta accediendo a la sección correspondiente.

Resumen de las respuestas guardadas.

Si apretamos en el botón con el icono de la gráfica, accederemos a una sección para ver las respuestas en detalle. Se pueden aplicar filtros a los resultados: indicar si queremos gráfica o no, o en qué formato queremos obtener los resultados entre HTML, PDF o Excel.

También podemos obtener únicamente los resultados de una determinada pregunta o de una página. Esta opción resulta interesante en nuestro caso práctico si se quiere obtener sólo la valoración de una asignatura para trasladársela al/la profesor/a correspondiente.

Ejemplo de informe de respuesta en HTML en el que se aprecian las respuestas para una de las preguntas.

Encuestas en papel

Como he comentado con anterioridad, Lime Survey, permite exportar nuestras encuestas en papel con el formato QueXML. Este formato diseñado por el Australian Consortium for Social and Political Research Incorporated (ACSPRI) esta diseñado para ser fácilmente reconocido de manera digital, lo que nos permite escanear las encuesta una vez rellenadas por el alumnado en papel y procesarlas automáticamente usando una herramienta disponible en esta web. El resultado será equivalente a si hubiesen rellenado el cuestionario online.

Extracto de una encuesta exportada al formato QueXML. Es un PDF que se puede imprimir para luego ser escaneado una vez rellenado.

No he probado a fondo esta opción (todavía), pero me parece muy interesante la automatización del procesado de las encuestas de papel sin necesidad de hacer uso de una solución propietaria con un software o hardware específicos: sólo hace falta un escáner con alimentador automático de hojas para procesar en pocos minutos cientos de encuestas.

Encuestas de satisfacción del alumnado con Lime Survey

Volviendo al caso práctico, la implantación del sistema de encuestas de valoración del profesorado en un centro educativo de Lime Survey se podría hacer de la siguiente manera:

  1. Se crearía una plantilla de página con las preguntas que se harían a cada profesor, traducidas en los idiomas que sean necesarios. La plantilla será genérica (no incluirá el nombre del profesor o la asignatura)
  2. Se exporta la plantilla de página. Lime Survey tiene un formato de archivo específico con extensión lsg para guardar las páginas (es un XML). Le podemos llamar plantillaProfesorAsignatura.lsg
  3. Se crea una encuesta nueva para cada uno de los 18 grupos. Aquí también se puede usar la exportación: se crea una encuesta que contendrá todos los textos en bilingüe (presentación, instrucciones, mensaje final…) y luego se importa tantas veces como haga falta sólo modificando el título para poner el código del grupo.
  4. Ahora vamos a usar plantillaProfesorAsignatura.lsg que hemos creado en el paso 2: En la encuesta creada se importa la plantilla de página tantas veces como profesores impartan clase al grupo y se edita el título de cada página para poner el del profesor y la asignatura correspondiente. Afortunadamente, el diseño de la navegación dentro de las páginas en Lime Survey facilita bastante esta operativa.
  5. Probamos la encuesta para verificar que todo está en su sitio.
  6. Se activa la encuesta y se hace llegar al alumnado, ya sea mediante el enlace web en un ordenador, para realizar desde el aula de informática, o bien usando la opción de exportación QueXML, para hacer en el aula convencional. En el segundo caso, seria necesario un paso adicional para escanear las encuestas y procesar el PDF con el programa correspondiente.
  7. Se consultan los resultados.

En este punto hay que contemplar algunos casos especiales:

  • Los desdobles:  En determinadas ocasiones, hay asignaturas que se desdoblan y son impartidas por varios profesores en grupos más reducidos. Esto se soluciona con la opción «No responde», que es la opción seleccionada por defecto para cada pregunta.  El alumno que llegue a una página en la que se le pregunte por un profesor que no le da clase, debe pasar a la siguiente página sin responder a las preguntas. Esto también vale para las convalidaciones o los módulos de FP aprobados en anteriores convocatorias.
  • Las optativas: Cuando los alumnos se separan para cursar asignaturas optativas que varían en función de cada alumno, la cosa se complica, ya que en las asignaturas optativas coinciden con alumnos de los otros grupos del mismo nivel. En este caso, es necesario sacar las optativas del cuestionario de grupo y ponerlas en un cuestionario independiente. De esa forma, los grupos que tengan optativas tendrán que responder dos cuestionarios: el de las asignaturas comunes, que será específico de cada grupo y otro con las optativas, que será común a todos los grupos del mismo nivel. Afortunadamente Lime Survey permite enlazar nuestro cuestionario para que salte automáticamente a una URL al terminar. De ese modo, podemos enlazar ambos cuestionarios de forma casi transparente.

Conclusiones

Lime Survey es una herramienta potente y versátil que permite dar una solución automatizada para poder recabar de forma viable la opinión de un grupo tan numeroso como puede ser el alumnado de un centro. Es cierto que no es tan intuitiva como otras soluciones, pero tiene una curva de aprendizaje rápida y mucha documentación en Internet para resolver todas las dudas que vayan surgiendo. Además, ofrece soluciones «offline» para pasar las encuestas generadas, cosa que puede ser muy útil cuando las aulas informáticas están muy solicitadas.

Es verdad que para poner en funcionamiento esta solución hace falta una tarea de organización considerable, especialmente en lo que respecta a la creación de las diferentes encuestas, ya que los profesores y asignaturas varían para cada grupo, por lo que hay que configurar las encuestas de forma específica con el listado de asignaturas del grupo. En este apartado, la gestión multiusuario de Lime Survey puede ser de gran ayuda para repartir el trabajo (en el caso práctico habían 18 grupos, por lo que con tres profesores voluntarios, cada profesor tendría que preparar la encuesta para 6 grupos).

Para terminar, os dejo con mi listado de ventajas y desventajas del método propuesto para crear encuestas de satisfacción del usuario con Lime Survey:

Ventajas:

  • Muchos tipos de preguntas
  • Personalización del aspecto de la encuesta al estilo de la institución
  • Encuestas en varios idiomas
  • Resultados se pueden exportar en Excel, PDF o HTML
  • Posibilidad de duplicar encuestas, páginas o preguntas
  • Gestión multiusuario
  • Exportar encuestas en formato QueXML para procesamiento automático de encuestas en papel

Desventajas:

  • Interfaz poco intuitiva
  • Es necesario un servidor web (y una persona que sepa administrarlo)
  • Si se quiere cambiar una pregunta una vez se han creado las encuestas, sería necesario modificarla en todas las encuestas una a una.